I forbindelse med, at du søger en stilling hos DMJX er det nødvendigt for os at indsamle og behandle personoplysninger om dig. DMJX er i den forbindelse dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, som indgår i den ansøgning, du sender til os. DMJX forpligter sig som dataansvarlig til at overholde gældende lovgivning vedrørende beskyttelse af personlige data. Således vil personlige oplysninger i denne database blive behandlet fortroligt og udelukkende til rekrutteringsformål.

Behandling af persondata ved rekruttering

I forbindelse med en jobansøgning får DMJX kendskab til dine personlige oplysninger. Dette drejer sig typisk om ikke-følsomme oplysninger i form af navn, adresse, uddannelse mv. Derudover vil DMJX i nogle tilfælde få kendskab til visse følsomme oplysninger, hvis de er en del af din ansøgning. DMJX opfordrer dog til at slette de sidste fire cifre af dit cpr.nr. fra eksempelvis eksamensbevis og kun at skrive følsomme personoplysninger i det omfang, de er relevante for din ansøgning.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen vil det altid have et relevant formål, at DMJX behandler de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning og øvrige bilag. DMJX vil derfor kunne behandle disse oplysninger ud fra databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra b og g. DMJX vil også kunne indhente oplysninger om dig fra sociale medier, hvis det efter omstændighederne er relevant.

Adgangen til personoplysninger er begrænset til personer på DMJX, der har et relevant og formålstjenligt behov for adgang til oplysningerne. Dette vil være så få personer på DMJX som muligt.

DMJX kan have behov for at indhente yderligere oplysninger om dig. Hvis det er tilfældet, vil du blive informeret, f.eks. hvis der ønskes indhentet referencer.

Dine rettigheder som ansøger
Du får adgang til et karrierecenter, når du søger en stilling hos os. Som ansøger har du ret til indsigt i de dokumenter, du har indsendt. Du vil i forbindelse med en bekræftelse på, at vi har modtaget din ansøgning modtage et link, der giver dig mulighed for at se de oplysninger og dokumenter, du har sendt.

Såfremt du konstarer fejl i det indsendte materiale, kan du henvende dig til den ansvarlige for stillingsopslaget og bede om at få rettet de forkerte oplysninger. Hvis der rettes i oplysningerne efter, at de er blevet givet til ansættelsesudvalget, vil de naturligvis få besked herom.

Hvis du ønsker at trække sin ansøgning tilbage, kan du samtidig bede om, at den slettes fra systemet.

Har du ikke været logget ind i dit karrierecenter de sidste 180 dage, vil dine data blive slettet.

Vurdering af ansøgningen

Alle ansøgninger vil blive behandlet individuelt af det nedsatte ansættelsesudvalg, og der vil således ikke ske en automatiseret udvælgelse af kandidater ud fra bestemte kriterier. Vi vurderer altså specifikt hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til ansættelsessamtale(r). De kandidater, som ikke er blevet indkaldt til samtale, får besked om dette.
 

Når vi har udvalgt dig til ansættelsessamtale

I forbindelse med ansættelsessamtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer til brug for det videre rekrutteringsforløb. Behandlingen sker som led i ansættelsesprocessen.

Oplysninger fra sociale medier

Ved rekruttering til stillinger med fokus på kunde og samarbejdsrelationer kan det være relevant, at vi foretager en søgning på sociale medier som fx LinkedIn.

Også her er det interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens som udgør hjemmel til behandlingen af personoplysninger om kandidater fra sociale medier.

Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i organisationen og i den konkrete stilling.

Oplysninger fra personlighedstest

I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger gennemfører DMJX til nogle stilllinger en personlighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling.

Formålet med testen er at vurdere dine kompetencer og kvalifikationer som potentiel medarbejder.

Desuden for at vurdere, om din profil passer ind i organisationen, samt i den konkrete stilling. Behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at kunne finde den bedst mulige kandidat til stillingen.

Vi anvender dit samtykke som hjemmel til at behandle eventuelle følsomme oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden testen gennemføres, såfremt denne indeholder denne type af oplysninger.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver

I nogle stillinger er det nødvendigt at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere. Hvis vi indhenter referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, registrerer vi oplysningerne, som vi modtager.

Vi anvender dit samtykke som hjemmel til at indhente og behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nedenfor.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. 

Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Opbevaring og sletning

Efter rekrutteringsforløbet bliver afsluttet, bliver dine stamdata anonymiseret. Din ansøgning med bilag opbevares af DMJX i seks måneder fra ansøgningsdatoen. Herefter bliver de slettet, medmindre du bliver ansat.

Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for 6 måneder. Dog sletter vi resultatet fra din personlighedstest straks efter, at vi har givet dig afslag.

Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe.

Hvis DMJX ønsker at beholde din ansøgning ud over de seks måneder med henblik på senere at kunne kontakte dig vedrørende andre ledige stillinger, vil du blive kontaktet, da den fortsatte opbevaring kræver et skriftligt samtykke fra dig. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Uopfordrede ansøgninger

Det er muligt at sende en uopfordret ansøgning til HR karrierecenteret. 

Lederne vurderer ansøgningerne løbende og eventueller rekrutteringsmuligheder i forhold til kommende stillinger.

Andre modtagere der kan behandle dine oplysninger

I forbindelse med rekrutteringsprocessen er der andre, der vil modtage dine personoplysninger.

Dette kan være offentlige myndigheder eller udbydere, der leverer systemer og bistår med administrative funktioner, f.eks.:

• Rekrutteringsbureauer
• Udbyder af personlighedstests mv.
• Offentlige myndigheder i forbindelse med etablering af fleksjob og tilsvarende ordninger
• IT-leverandører

Dine rettigheder

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du række rettigheder.

• Retten til at modtage oplysninger om en behandling af din
• Retten til indsigt i dine oplysninger
• Retten til at gå urigtige oplysninger beregtiget
• Retten til at få slettet oplysninger
• Retten til at gøre indsigelse mo den i øvrigt lovlig behandling

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk

Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelse
Når du er ansat på DMJX, vil der løbende ske en elektronisk behandling af dine personoplysninger. Som professionshøjskole behandler DMJX primært oplysninger om dig i forbindelse med personaleadministration, men det vil også være nødvendigt som led i undervisning, forsknings- og udviklingssamarbejder samt bygnings- og IT-drift.

Det overordnede formål med at behandle dine personoplysninger er, at DMJX skal kunne leve op til sine forpligtelser efter professionshøjskoleloven. 

Databeskyttelsesrådgiver

Hvis du ønsker at kontakte DMJXs DPO i forhold til spørgsmål om databeskyttelse, skal følgende kontaktoplysninger benyttes:

Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
CVR nr.: 3853 8071
Langelinje Allé 35
2100 København Ø
Telefonnummer - 72 27 30 02
E-mail - dpo.aarhus.dmjx@bechbruun.com
Sikker beskedfunktion via https://dpo.bechbruun.com/audmjx
Vi opfordrer til, at du bruger den sikre beskedfunktion, hvis din henvendelse indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger.

Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Hvordan kan du kontakte os:
Danmarks Medie- og Journalisthøjskole
Helsingforsgade 6A
8200 Aarhus N
+45 89 440 440
info@dmjx.dk